BCP対策における安否確認は、命を守るため、安全を守るために非常に重要です。

安否確認は「誰が誰に対して行うのか？」「どのツールをどのように使って確認するのか？」などを明確に決めましょう。

この記事では、BCP対策における安否確認について詳しく解説します。

BCP対策で安否確認について定める際のポイント

地震や台風などの災害が起きたときに社員や関係者の無事を確認することはとても大切です。

安否確認が早くできれば、必要なサポートもいち早く届けることができ、会社の業務も早く落ち着きを取り戻せるでしょう。

そのためにも、普段から「誰が確認するのか」「どの範囲の人を対象にするのか」「どんな方法で連絡を取るのか」など、決めておくことが重要です。

ここでは、これらのポイントについて詳しくご紹介します。

安否確認の担当者を決める

安否確認をスムーズに行うには、「誰が確認するのか」をはっきり決めておくことが大切です。

担当者が決まっていないと、いざという時に誰も動けず、確認が遅れてしまうことがあります。

総務や人事の担当者が行うことが多いですが、会社の規模や働き方によっては、各部署で分担した方がよい場合もあります。

また、災害時には担当者自身が被災して動けないことも考えられるので、代わりに確認できる人をあらかじめ決めておくと安心です。

誰の安否確認を行うのかを明確にする

安否確認をする際には、まず「誰の無事を確認するのか」を決めておくことが大切です。

社員全員を対象にするのか、出社している人だけなのか、それとも在宅勤務の人やパート・アルバイトの方も含めるのかを考えておきましょう。

また、取引先や外部の会社の安否も確認する必要がある場合は、事前にリストを作成しておくと混乱を防げます。

緊急時は時間との勝負になるため、誰から順番に確認するのか優先順位を決めておくことも重要です。

安否確認の手段は複数用意する

災害が起きると、電話がつながりにくくなったり、インターネットが使えなくなったりすることがあります。

このような不測の事態に備えて、安否確認の手段は1つに絞らず、いくつかの方法を用意しておくのがおすすめです。

たとえば、安否確認システムや専用アプリを使う方法、電話やメール、LINEなどのメッセージツールを活用する方法があります。

また、停電に備えてモバイルバッテリーを準備しておいたり、通信ができない場合の集合場所を決めておいたりすることがおすすめです。

安否確認を行う手段・ツール

災害時には、社員や関係者の無事をできるだけ早く確認することが大切です。

そのためには、いくつかの手段を用意しておくようにしましょう。

電話はもちろん便利ですが、災害時にはつながりにくくなることも多いので、メールやチャット、SNS、安否確認システムなど、さまざまな方法を組み合わせると良いでしょう。

会社の状況や社員の環境に合ったツールを事前に選び、使い方を共有しておくことで、緊急時にもスムーズに安否確認ができるようになります。

ここでは、安否確認を行うためにおすすめのツールについてご紹介します。

メール

メールは、多くの人が使い慣れているため、安否確認の手段として取り入れやすい方法です。

災害時でもインターネットが使えれば送受信ができ、緊急時の連絡手段として役に立ちます。

事前に「安否確認用のテンプレート」を用意しておくと、送信がスムーズになります。

ただし、メールはすぐに確認してもらえないこともあるため、「一定時間内に返信がない場合は別の手段で連絡する」といったルールを決めておくとよいでしょう。

チャット

LINEやSlackなどのチャットツールは、短い文章で素早くやりとりできるため、安否確認の手段として便利です。

既読機能があるツールを使えば、相手がメッセージを見たかどうかも確認できます。

ただし、グループでのやりとりが多い場合、メッセージが埋もれてしまうこともあるため、「安否確認専用のグループ」を事前に作っておくとよいでしょう。

また、通信障害が発生した場合に備えてチャットだけに頼らず、他の手段と併用するようにしましょう。

SNS

XやFacebookなどのSNSも、安否確認に活用できます。

特にXは、災害時にリアルタイムで情報が集まりやすく、状況を把握するのにも便利です。

事前に「会社の公式アカウント」を作成し、緊急時の安否確認や連絡手段として活用するのもよいでしょう。

また、社員同士が自分の安否をSNSで報告する方法もありますが、プライバシーの問題や情報の信頼性には注意が必要です。

災害時は誤った情報が広まりやすいため、公式の情報源を確認する習慣をつけておくことも意識しましょう。

安否確認システム

安否確認システムは、企業や自治体が災害時のために導入する専用ツールです。

事前に登録しておけば、災害発生時に自動で安否確認のメッセージを送信し、社員がワンクリックで回答できる仕組みになっています。

メールやSMS（ショートメッセージ）を使うタイプが多く、スマートフォンから簡単に返信できるため、迅速な安否確認が可能です。

ただし、費用がかかる場合があるため、会社の規模や運用方針に合わせて導入を検討するのがおすすめです。

安否確認システムを選ぶ時の注意点

先ほどご紹介した安否確認システムは、多くの種類があります。

防災の企業が、使いやすさを重視したものや機能を豊富に搭載したものなどを展開しているので、導入の場合はいくつかのポイントに注意して選ぶ必要があります。

ここでは、安否確認システムを選ぶ時の注意点を4つご紹介します。

自社の規模と合っているか

安否確認システムは、企業の規模に適しているかどうかを確認することが重要です。

従業員数が少ない企業なら、シンプルな機能のシステムでも十分対応できますが、社員数が多い企業では、大量の安否情報を素早く管理できるシステムが必要になります。

また、全国に拠点がある場合やリモートワークを導入している企業では、どこからでもアクセスできるシステムが適しています。

規模に合わないシステムを選ぶと、運用がスムーズにいかないこともあるため、会社の状況に合ったものを選びましょう。

必要な機能があるか

安否確認システムには、単に「無事かどうか」を確認するだけでなく、災害時に役立つ機能が備わっていることが重要です。

例えば、掲示板機能があれば、被災状況や必要な支援を社員同士で共有できます。

個別メッセージ機能があると、社員と直接やり取りができるため、指示を伝えるのにも便利です。

一斉送信メールの機能があれば、管理者が迅速に全社員へ指示を出せます。

予算に合った価格帯か

安否確認システムには、無料のものから高機能な有料プランまで、さまざまな選択肢があります。

高機能なシステムほど便利ですが、導入や維持にコストがかかるため、自社の予算に合ったものを選ぶようにしましょう。

小規模な企業であれば、無料プランや低コストのシステムでも十分機能する場合があります。

一方、大企業や拠点の多い企業では、高度な機能を備えたシステムのほうがスムーズな運用につながることも。

コストと機能のバランスを考え、無理なく継続できるものを選びましょう。

誰もが使いやすいと感じるか

災害時は誰もが冷静な判断をしづらい状況になります。

そのため、安否確認システムは「直感的に操作できるかどうか」がとても重要です。

操作が複雑だと、社員が使いこなせず、結果的に安否確認が遅れてしまう可能性も。

スマートフォンから簡単に入力できるか、短時間で完了する仕組みになっているかもチェックしましょう。

安否確認の効果的な運用方法

安否確認の仕組みは、定期的に見直しと改善を行うことが大切です。

実際に試してみると、「連絡がうまく届かない」「返信に時間がかかる」など、想定していなかった課題が見つかることも。

こうした問題を解決するために、年に数回は安否確認のテストを行い、社員の反応や使い勝手をチェックしましょう。

また、社員の異動や連絡先の変更にも対応できるよう、リストの更新を忘れないことも重要です。

BCP対策の安否確認でお悩みの方は日本BCP株式会社にご相談ください！

この記事では、BCP対策の安否確認についてご紹介しました。

安否確認は誰が誰に対して行うか、何を使って行うかなど、細かな部分まで決めておくことで、いざという時に役に立ちます。

もし現在、BCP対策における安否確認でお悩みの方は、日本BCP株式会社にご相談ください。

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